La contratación: estudios de caso para aprender

Eran las 8 a.m. del pasado miércoles 14 de agosto y prácticamente el auditorio estaba lleno. Mientras empezaba el 2º Seminario de Administración de Contratos en Bogotá, organizado por la gerencia de Abastecimiento, algunos tomaban tinto, otros saludaban a viejos conocidos, algunos mandaban correos desde el portátil y otros llegaban con maleta de viaje.

La clave de la actividad era hablar y sucedió en cada una de las ocho mesas, las cuales tenían asignado uno de los siguientes ejes temáticos: precontractuales, ética, HSE, ciberseguridad, cuentas por pagar, legal, PQRS e impuestos.

Para Andrés Medina, gerente de Abastecimiento, desde la gerencia se tiene una fiel creencia de que tenemos que conversar. “En la medida en que nosotros conversemos más entre las diferentes personas del equipo, podemos apalancar las necesidades de las personas que están administrando esos contratos”.

“Estos espacios nos dan la posibilidad de conocer cómo desde otras áreas nos pueden apoyar. Sé que no estoy sola” Yurani Mancera, prof. de gestión administrativa estaciones norte.

Quienes administran contratos en Ocensa saben lo delicado que es. Los procesos de contratación son altamente auditados por entes de control internos y externos; y si bien, desde hace un poco más de dos años la compañía no tiene ningún hallazgo administrativo relevante con el proceso de administración de contratos, sí existen recomendaciones que buscan la mejora continua.

Parte de la metodología del seminario consistía en que cada 30 minutos los integrantes de la mesa (entre 10 y 12 personas) pasaran a otra mesa con una nueva temática. Cuando el líder temático de la mesa exponía los casos de estudio algunos participantes se rascaban la cabeza, otros se miraban, algunos asentían y otros comentaban: “a mi me pasó algo parecido”.

“Es importante poder hacer una referencia cruzada entre experiencias de los mismos administradores y llenar algunos vacíos que tenemos en determinadas formas de administrar los contratos” Carlos Peñalosa, jefe de categoría de bienes.

“Este era un propósito de la dinámica, hablar de cosas que nos pasan en el día a día y no desde una temática acartonada y académica”, afirma Andrés Medina. Si el objetivo era hablar para aprender y saber cómo lo hacen otras personas, la tarea estuvo hecha.

Al día siguiente, jueves 14 de agosto, la programación del seminario incluyó temas laborales como: seguridad social y prestaciones, taller de nómina, asociación sindical, reforma laboral y condiciones laborales para contratistas. Temas clave, teniendo en cuenta la relevancia de los actores del entorno.

“El seminario nos ayuda a fortalecer las obligaciones y deberes que tenemos como administradores de contratos” Johanna Ávila, prof. senior de impuestos.

Este tipo de actividades genera un cambio cultural y ayuda a la gerencia de Abastecimiento a reforzar el proceso; asimismo, les ayuda a los administradores de contrato a fortalecer las competencias en algo crucial para la compañía ya que un poco más del 80% del presupuesto se ejecuta a través de contratos, es decir: actividades contratadas a través del proceso de abastecimiento.

Esta iniciativa de formación está alineada con la dirección de Organización y Talento. El próximo año continuará el seminario con nuevas temáticas con el propósito de seguir teniendo conversaciones que inspiren.