Proyecto Segmentación: le pone el foco a lo estratégico
El proyecto, de la Gerencia de Abastecimiento, redefine procesos en su gestión para que unos sean más ágiles y se pueda liberar esfuerzos para enfocarlos en los que son estratégicos para el negocio.
Es fácil recitar el concepto de ‘mejora continua’, pero de ahí a ponerlo en práctica en un proyecto hay un trecho.
En junio del 2023 la Gerencia de Abastecimiento inició el Proyecto de Segmentación con el liderazgo de la Subgerencia Gestión de abastecimiento, apoyada con la Subgerencia de Aseguramiento y Jefatura Verde, con el propósito de identificar mejoras en el proceso general de abastecimiento que permitieran eficiencias y optimización de actividades en las diferentes etapas, considerando el impacto y riesgo, el aseguramiento acorde a la tipología del servicio y evitando reprocesos o la ejecución de algunas actividades que no generaban valor.
Abastecimiento gestiona la gran mayoría de contratos de la compañía relacionados con contratación de servicios, bienes y convenios. De ahí que el volumen de información que maneja esta gerencia es significativo. Más aún, si un poco más del 80% del presupuesto de Ocensa se destina a la contratación.
Paola Zambrano, subgerente gestión abastecimiento, cree que el modelo actual en la gestión de los procesos es plano y no tiene en cuenta características que podrían flexibilizar el proceso de contratación, aseguramiento y liberar esfuerzos para enfocarlos en aspectos estratégicos de la compañía, sin dejar a un lado los demás.
Actualmente las compras se gestionan teniendo en cuenta la complejidad del monto, donde hay tres categorías:
Un buen ejemplo para entender el tema de los montos podría ser la contratación de una consultoría. Supongamos que una cuesta 150 millones y otra 1000 millones. Para este supuesto y en la actualidad, el tratamiento en los pasos que se tendrían que hacer para la contratación serían los mismos. Entonces: ¿se necesitan tantos pasos para una contratación pequeña en monto, complejidad y que no es estratégica?, ¿Es posible flexibilizar ese proceso? Así nació el Proyecto de Segmentación, con una mirada a tener en cuenta otras variables como el riesgo del proceso, tipología y no solo los montos.
Otro ejemplo podría ser visto desde las compras estratégicas, esas que tienen foco en el core del negocio. Contratos como el mantenimiento de estaciones, mantenimiento de línea, turbogeneración, entre otros, son procesos a los que se les debe dedicar más tiempo para generar nuevos modelos de abastecimiento, análisis del mercado y análisis de cifras. Es destinar más tiempo a lo estratégico que a lo transaccional.
Después de un año de iniciado el proyecto, las pruebas piloto muestran logros en aspectos como:
El modelo del Proyecto de Segmentación se seguirá evaluando con los procesos que quedan para el 2024 e iniciando con el plan 2025. Se seguirá ajustado teniendo en cuenta los resultados. Al final, se busca una gestión sostenible en la cadena de abastecimiento.